Bra data börjar med ett ansvar.
Två startdatum. Tre system. En person som börjar på måndag. Så blir uppgifterna bakom vardagens arbete tillförlitliga.
Börja med beslutet
En ny kollega ska börja på måndag. Rekryteringen har ett startdatum, personalregistret ett annat och IT har redan planerat åtkomsten. Alla fält är ifyllda. Ändå går det inte att fatta ett tillförlitligt beslut.
Välj ett arbetsflöde innan ni försöker rätta alla register. För en nyanställd handlar det kanske om bekräftat startdatum, chef, arbetsplats och utrustning. Varje uppgift ska besvara en konkret fråga.
Vet vem som kan bekräfta uppgiften
Det senast ändrade värdet är inte alltid rätt. Bestäm vilken källa som gäller för varje uppgift och vem som kan reda ut en skillnad. Ett undertecknat avtal kan fastställa startdatumet medan chefen bekräftar vilken utrustning som behövs.
Spara källan och datumet då uppgiften börjar gälla. När någon byter team kan den nuvarande chefen och den som ansvarade för ett tidigare beslut vara olika personer. Ett användbart register bevarar den skillnaden.
Gör skillnader enkla att reda ut
I exemplet behöver arbetet som beror på startdatumet pausas. Visa båda datumen för den ansvariga personen och be om en bekräftelse. Ta sedan reda på vilka uppgifter som behöver ändras. En oförklarad överskrivning flyttar bara problemet.
Ge varje avvikelse en ansvarig och en tydlig konsekvens. Fel datum för åtkomst är viktigare än en inkonsekvent etikett. En kort lista med beslut som faktiskt är blockerade är mer användbar än en lång lista med ofullständiga fält.
Låt rättelsen följa med
Att rätta personalregistret är bara en del av arbetet. Kontrollera om utrustningsbeställningen, välkomstmötet och åtkomsten byggde på det gamla värdet. Dokumentera vilka beroende uppgifter som granskats, även de som inte behövde ändras.
EDPB beskriver riktighet och uppgiftsminimering som dataskyddsprinciper. I vardagen innebär det att samla relevanta fakta och ge människor en väg att rätta fel. Testa ett saknat värde, en konflikt och en rättelse i ett arbetsflöde innan ni automatiserar mer.